“مهم این نیست که شما چه می گویید، بلکه نحوه بیان آن مهم است.”
ارتباط موثر مهمترین ویژگی در یک رهبر است. از جمله، مهارت های ارتباطی خوب ، زمینه ای برای تشخیص یک رهبر ضعیف از یک رهبر قوی است. اگر ندانید چگونه با کارکنان خود به طور موثر ارتباط برقرار کنید، هرگز نمی توانید رهبر خوبی باشید . به هر حال، وظیفه یک رهبر، رهبری مردم است و شما واقعاً نمی توانید بدون ارتباط مؤثر این کار را به درستی انجام دهید.
ارتباط موثر راهی برای از بین بردن سوء تفاهم ها و هماهنگ کردن تلاش های همه برای رسیدن به اهداف مشترک است. ارتباط موثر همچنین به یک محیط کاری سالم و دوستانه منجر خواهد شد .به محض انجام مراحل زیر، خواهید دید که تخصیص و مدیریت وظایف در سازمان شما سریعتر و روانتر شده است. رعایت ضرب الاجل ها کار آسانی به نظر می رسد و کار شما رونق خواهد گرفت.
1_ ایمیل
زمانی که پیامی برای تیم خود دارید که باعث ایجاد پاسخ یا پاسخگویی نمی شود، از ایمیل ها به خوبی استفاده کنید. ایمیل یک راه ارتباطی بسیار موثر و مهم در محیط کار است. زمانی که نمی خواهید روال آنها را با جلسات مختل کنید فقط برای ارسال یک پیام ساده ۵ جمله ای به کارکنان خود ایمیل بفرستید. همچنین می توانید از آن برای برنامه ریزی یک جلسه از قبل استفاده کنید.
2_ جلسه یک به یک
هیچ چیز بهتر از یک جلسه یک به یک پیام را منتقل نمی کند. برخی از افراد برای یادگیری یا دریافت پیام نیاز به غذا دادن با قاشق دارند. همچنین، موارد زیادی وجود دارد که نمی توان آنها را در یک جلسه گروهی بیان کرد، مانند قلدری در محل کار و آزار و اذیت .
3_ از اصطلاحات خاص خودداری کنید
واژگان می تواند کاملا مبهم باشد و کارمندان تمایل دارند صحبت های رئیس را قطع نکنند و احمق به نظر برسند. بنابراین، برای اینکه در ارتباطات خود مؤثر باشید، باید بسیار مراقب کلماتی که در یک جلسه استفاده می کنید، باشید. هنگام صحبت کردن به دنبال نشانه های گیجی در صورت باشید. وقتی کلمات اشتباه متوجه شوند، کارمندان شما ممکن است به اشتباه هدایت شوند و تلاش های آنها به هدر برود. به عنوان مثال، وقتی از تیم پشتیبانی مشتری خود می‌خواهید هر مشتری مشکل را گزارش کند، منظور شما «سوءاستفاده‌کننده» بود، اما آنها آن را به معنای واقعی کلمه می‌دانند و شروع به گزارش کردن هر کسی می‌کنند که برایشان مشکل ایجاد می‌کند.
4_ جلسات گروهی
وقتی حرف مهمی برای گفتن دارید که تیم شما باید بشنود، آن را در یک جلسه گروهی بگویید. نزدیک شدن به افراد در یک گروه بیانگر اعتبار موضوع است. آن را به روشی بسیار واضح و آموزنده انجام دهید تا همه آن را درک کنند. هنگام صحبت کردن از هیچ اصطلاح فنی استفاده نکنید و از زبان بدن به خوبی استفاده کنید.
5_ ارائه
برای توضیح اطلاعات پیچیده از نمودارها، تصاویر و نمودارهای میله ای به خوبی استفاده کنید. مطالعات نشان داده‌اند که مغز انسان وقتی شکل‌ها، رنگ‌ها و تصاویر درگیر هستند، اطلاعات را بهتر و سریعتر درک می‌کند. بنابراین یک پاورپوینت ارائه دهید تا به تیم خود توضیح دهید که چگونه یک کار به خصوص پیچیده را اجرا کنید.
6_ گوش کنید
اگر بدون اجازه دادن به دیگران به صحبت کردن ادامه دهید، ارتباط «ارتباط» نیست. شما باید منتظر بمانید و بعد از هر چند جمله ورودی را جذب کنید. اگر به کسی اجازه ندهید ابهام خود را با سؤالات حل کند، شک و تردید در طول سخنرانی شما باقی خواهد ماند.
7_ طنز
هنگام صحبت با کارکنان خود از جوک و ارجاع استفاده کنید. مطالعات نشان می‌دهند که شوخی‌ها می‌توانند توجه افراد را خیلی بهتر از هر وسیله انگیزشی دیگری جلب کنند. این نیز یک روش بسیار موثر برای کاهش تنش است. وقتی در محل کار تنش و استرس وجود دارد ، کمی شوخ طبعی کار را انجام می دهد. یک “این چیزی است که او گفت” ساده پس از یک اظهارنظر “این موقعیت خوبی است” هیچ آسیبی ندارد. فقط زیاده روی نکنید، وگرنه ممکن است حواسشان از کار پرت شود.
8_ زبان بدن
زبان بدن ابزار بسیار مهمی برای ارتباط در محل کار است. در درک را تقویت می کند و پیام را سریعتر منتقل می کند. همچنین دامنه سوء تفاهم را در حین انتقال پیام مبهم به کارمندان از بین می برد. به عنوان مثال، استفاده از کلمه “شیء” می تواند به معنای دو چیز کاملاً متفاوت باشد. اما اگر از انگشت برای نشان دادن بیان «اعتراض» به چیزی استفاده کنید، هر گونه سوء تفاهم را از بین می برد. اطمینان حاصل کنید که تماس چشمی را همیشه حفظ کنید.
9_ بازخورد کارمندان را تشویق کنید و قدردانی خود را نشان دهید
بازخورد صادقانه از کارکنان برای توسعه سازمان حیاتی است. همیشه به یاد داشته باشید که اگر سؤالی دارند بپرسید و برای ارائه شما بازخورد بخواهید. این به شما کمک می کند بفهمید که آیا پیام شما به درستی دریافت شده است یا خیر. گاهی اوقات، این رویکرد انتقاد سازنده ای را نیز به دنبال دارد، اما کاملاً دفاعی نشوید. از نظرات آنها قدردانی کنید، سعی کنید نظر آنها را درک کنید و به آنها بگویید که دیدگاه آنها را در نظر خواهید گرفت.
10_ از یک سیستم گزارش دهی ناشناس استفاده کنید
هر نوع آزار و اذیت یا قلدری در محل کار می تواند تمام تلاش های شما را از بین ببرد و شما را بی خبر بگذارد. در اغلب موارد آزار و اذیت در محل کار، قربانی به جای گزارش دادن، سازمان را ترک می کند. افشای چنین مسائل پنهانی واقعاً سخت است و ممکن است مدام خود را به خاطر چیزی که تقصیر شما نیست سرزنش کنید. کارکنانی که از آزار و اذیت رنج می برند به دلیل ابراز نگرانی های خود از آزار و اذیت می ترسند. آنها را به طرح شکایت منابع انسانی تشویق کنید. روند بررسی ساعت خود را بهبود بخشید. YourSafeHub را در سازمان خود پیاده کنید. این یک کانال ارتباطی امن برای کارمندان است تا مسائل خود را با ناشناس بودن کامل به اشتراک بگذارند.
انتهای مطلب/