کایزن (KAI+ZEN=KAIZEN) ترکیبی دوکلمه‌ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن بهبود مستمر و تدریجی است. هر نوع بهبود یا اصلاح به‌شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره‌وری را در سازمان‌ها با بهره‌گیری از مشارکت کارکنان به ارمغان خواهد آورد؛
اصول بیست‌گانه مدیریت در کایزن
۱- نگویید چرا این کار انجام نمی‌شود. فکر کنید چگونه می‌توانید آن را انجام دهید.
۲- در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین‌الان برای رفع آن اقدام نمایید.
۳- از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.
۴- اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله درصدد رفع اشتباه برآیید.
۵- برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر ۶۰% از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.
۶- برای پی بردن به ریشه مشکلات ۵ بار بپرسید چرا؟
۷- گمبا محل واقعی رویداد خطاست. سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید.
۸- همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به‌روز استفاده کنید.
۹- برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به‌جایی نمی‌رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.
۱۰- هیچ‌وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است.
۱۱- حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.
۱۲- برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.
۱۳- هیچ‌وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ‌گاه عجولانه قضاوت نکنید.
۱۴- مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به‌صورت گروهی است.
۱۵- ارتباط یک‌طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده‌تر می‌کند. مدیریت ارشد باید با لایه‌های پایین‌تر سازمان ارتباط دوجانبه داشته باشد.
۱۶- انسان‌ها توانایی‌های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی‌سازی شغلی برای شکوفا شدن آن‌ها استفاده کنید.
۱۷- تنها فعالیت‌هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش‌افزوده ایجاد می‌کنند.
۱۸- فراموش نکنید که ۵s، پایه و بنیان ایجاد محصولی باکیفیت است.
۱۹- بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.
۲۰- حذف مودا (اتلاف) فرآیندی پایان‌ناپذیر است. هیچ‌وقت از این کار خسته نشوید.
برای تحقق کایزن در سازمان‌ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد:
۱- کلیه فعالیت‌هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی‌کنند (Muda) باید حذف شوند.
۲- فعالیت‌هایی که به شکلی در جای دیگری به‌صورت موازی انجام می‌شوند (Muri) با یکدیگر تلفیق شوند.
۳- آن دسته از فعالیت‌هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازم‌اند (Mura) به فعالیت‌های سازمان افزوده شوند.
این حرکت یا نهضت MU3 اساس اقدامات کارگاه آموزشی گمبا کایزن (کایزن عملی) را تشکیل می‌دهد.
مراحل اجرای عملی کایزن:
۱- ناحیه نمونه را انتخاب کنید.
۲- گروه بهبود (تیم کایزن) را ایجاد و سازمان‌دهی کنید.
۳- داده‌های آماری موردنیاز را در ناحیه نمونه با کمک اعضای گروه گردآوری کنید.
۴- اعضای شرکت‌کننده را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید.
۵- نظام آراستگی (۵s) را آغاز کنید.
۶- مودا (اتلاف) ها را شناسایی و فهرستی از آن‌ها تهیه کنید.
۷- تحلیل علل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه‌حل‌هایی را با استفاده از کار گروهی بیابید.
۸- راه‌حل‌هایی را که عملی‌ترند انتخاب کنید.
۹- هر نوع تغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید.
۱۰- بهبود انجام‌گرفته را به‌صورت استاندارد درآورید.
۱۱- موفقیت حاصله را به اطلاع سایر همکارانتان برسانید.
۱۲- نتایج به‌دست‌آمده را ارزیابی کنید تا در مراحل بعدی مورداستفاده قرار گیرند.
۱۳- به سراغ مشکل بعدی بروید.
انتهای مطلب/ لینک مطلب