اصول مدیریت کایزن

اصول مدیریت کایزن

کایزن (KAI+ZEN=KAIZEN) ترکیبی دوکلمه‌ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن بهبود مستمر و تدریجی است. هر نوع بهبود یا اصلاح به‌شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره‌وری را در سازمان‌ها با بهره‌گیری از مشارکت کارکنان به ارمغان خواهد آورد؛

اصول بیست‌گانه مدیریت در کایزن
۱- نگویید چرا این کار انجام نمی‌شود. فکر کنید چگونه می‌توانید آن را انجام دهید.
۲- در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین‌الان برای رفع آن اقدام نمایید.
۳- از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.
۴- اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله درصدد رفع اشتباه برآیید.
۵- برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر ۶۰% از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.
۶- برای پی بردن به ریشه مشکلات ۵ بار بپرسید چرا؟
۷- گمبا محل واقعی رویداد خطاست. سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید.
۸- همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به‌روز استفاده کنید.
۹- برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به‌جایی نمی‌رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.
۱۰- هیچ‌وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است.
۱۱- حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.
۱۲- برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.
۱۳- هیچ‌وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ‌گاه عجولانه قضاوت نکنید.
۱۴- مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به‌صورت گروهی است.
۱۵- ارتباط یک‌طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده‌تر می‌کند. مدیریت ارشد باید با لایه‌های پایین‌تر سازمان ارتباط دوجانبه داشته باشد.
۱۶- انسان‌ها توانایی‌های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی‌سازی شغلی برای شکوفا شدن آن‌ها استفاده کنید.
۱۷- تنها فعالیت‌هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش‌افزوده ایجاد می‌کنند.
۱۸- فراموش نکنید که ۵s، پایه و بنیان ایجاد محصولی باکیفیت است.
۱۹- بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.
۲۰- حذف مودا (اتلاف) فرآیندی پایان‌ناپذیر است. هیچ‌وقت از این کار خسته نشوید.

برای تحقق کایزن در سازمان‌ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد:
۱- کلیه فعالیت‌هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی‌کنند (Muda) باید حذف شوند.
۲- فعالیت‌هایی که به شکلی در جای دیگری به‌صورت موازی انجام می‌شوند (Muri) با یکدیگر تلفیق شوند.
۳- آن دسته از فعالیت‌هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازم‌اند (Mura) به فعالیت‌های سازمان افزوده شوند.

این حرکت یا نهضت MU3 اساس اقدامات کارگاه آموزشی گمبا کایزن (کایزن عملی) را تشکیل می‌دهد.

مراحل اجرای عملی کایزن:
۱- ناحیه نمونه را انتخاب کنید.
۲- گروه بهبود (تیم کایزن) را ایجاد و سازمان‌دهی کنید.
۳- داده‌های آماری موردنیاز را در ناحیه نمونه با کمک اعضای گروه گردآوری کنید.
۴- اعضای شرکت‌کننده را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید.
۵- نظام آراستگی (۵s) را آغاز کنید.
۶- مودا (اتلاف) ها را شناسایی و فهرستی از آن‌ها تهیه کنید.
۷- تحلیل علل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه‌حل‌هایی را با استفاده از کار گروهی بیابید.
۸- راه‌حل‌هایی را که عملی‌ترند انتخاب کنید.
۹- هر نوع تغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید.
۱۰- بهبود انجام‌گرفته را به‌صورت استاندارد درآورید.
۱۱- موفقیت حاصله را به اطلاع سایر همکارانتان برسانید.
۱۲- نتایج به‌دست‌آمده را ارزیابی کنید تا در مراحل بعدی مورداستفاده قرار گیرند.
۱۳- به سراغ مشکل بعدی بروید.

انتهای مطلب/ لینک مطلب

۹ عادت مشترک مدیران حرفه ای

۹ عادت مشترک مدیران حرفه ای

مدیران حرفه ای

راههای زیادی برای گرداندن یک کسب و کار و تبدیل شدن به یک کارآفرین موفق وجود دارد. با این وجود برخی از با تجربه ترین رهبران دنیای کسب و کار، در رویکرد خود نسبت به زندگی و کار عادات مشابهی دارند.

۹ رازی که حرفه ای هایی از این دست در پرورش کسب و کار خود و رسیدن به موفقیت های چشمگیر از آنها بهره می برند را در ادامه می توانید بخوانید. اگر می خواهید کسب و کار خود را گسترش دهید بد نیست این موارد را در نظر داشته باشید.

۱- برنامه ریزی درازمدت داشته باشید
در یک بازار رقابتی، اولویت دادن به اهداف کوتاه مدت وسوسه ای است که به راحتی نمی توان نادیده اش گرفت. مشتریان و خریداران شما انتظار دارند به صورت منظم محصولات و خدمات بی نظیری از شما دریافت کنند. شما در قبال شرکت، شرکا و سرمایه گذاران نیز مسئولیت دارید.

اما اگر فقط روی اهداف کوتاه مدت تمرکز داشته باشید، ممکن است کسب و کارتان به حداکثر توان خود نرسد. در عوض، حد اقل یک یا دو بار در هفته به برنامه ریزی برای آینده وقت اختصاص دهید. پیشرفت در مسیر دستیابی به اهداف بلند مدت خود را به طور منظم رصد کنید.

۲- ارتباطات سریع و مؤثر داشته باشید
به ایمیل ها، تماس های تلفنی و دیگر درخواست ها بلافاصله پاسخ دهید. زمانی که برای پاسخ دهی صرف می کنید می تواند به فروش یا از دست رفتن آن بیانجامد. به علاوه، وقتی به مشتریان، خریداران و کارمندان خود سریع پاسخ دهید، اعتبار بیشتری پیدا خواهید کرد. ارتباطات منظم و مؤثر، در محل کار شما فرهنگ بهره وری و تمرکز ایجاد خواهد کرد.

۳- پول خود را خردمندانه خرج کنید
کارآفرینان اغلب مواقع برای تخصیص منابع با تصمیم های دشواری مواجه می شوند. برای اجتناب از هزینه های بیش از اندازه یا غیر ضروری، به مخارج ماهانه ی شرکت خود توجه ویژه داشته باشید.

هنگام بررسی بهترین راههای هزینه کردن سرمایه ی شرکت، همیشه بازگشت سرمایه گذاری را در نظر داشته باشید. از خودتان بپرسید چقدر طول می کشد هزینه های سرمایه گذاری ام بازگردد؟ آیا این سرمایه گذاری به من در رسیدن به اهداف شرکتم کمک خواهد کرد؟ اگر نمی توانید به این سؤال ها پاسخ دهید، هزینه نکنید.

۴- برنامه ی روزانه ی روتین داشته باشید
با اینکه هر روزِ شما اندکی با روزهای دیگر متفاوت خواهد بود، از کارهایی که دوست دارید در طول روز به آنها بپردازید برنامه ای تهیه کنید. هر روز صبح پیش از آنکه ایمیل هایتان را چک کنید، سه کار مهم برای روز کاری خود در نظر بگیرید.

امور حیاتی و مهم را بر کار هایی که فوریت کمتری دارند اولویت دهید. این رویکرد شما را در طول روز متمرکز نگه می دارد و کمک می کند وقت و حواستان صرف امور دیگری نشود.

۵- با اشتیاق سراغ چالش ها بروید
همه از ما می خواهند بهترین کاری که از دستمان بر می آید را انجام دهیم. واضح است که اگر با بالاترین حد توان خود به انجام کاری بپردازیم، همه چیز در جای درست خود قرار خواهد گرفت. روبرو شدن با چالش های جدید با چشمان باز و حداکثر توان از اهمیت زیادی برخوردار است.

هر موقعیت دشواری را با همان شور و اشتیاقی سپری کنید که هنگام آغاز کسب و کارتان داشتید. اگر در مواجهه با هر چالشی با بالاترین توان خود ظاهر شوید، نتایج مثبت بیشتری دریافت خواهید کرد.

۶- مطالعه کنید
هر روز صبح اخبار روزنامه ها، وبلاگ ها و مجلات مرتبط را بخوانید. این کار نه تنها به مطلع بودن شما از اوضاع کمک می کند، برای مکالمات روزمره با همکاران و مکالمات کوتاهِ پیش از مذاکره نیز دستمایه های زیادی در اختیار شما قرار می دهد. بعد از ظهر ها، از کار کمی فاصله بگیرید و به مطالعه ی یک کتاب خوب بپردازید.

رهبران، مطالعه می کنند. شاید شما هم با مطالعه نکات جدیدی یاد بگیرید که ابزار و استراتژی های نتیجه بخشی در اختیار شما قرار بدهد.

۷- گسترش ارتباطات خود را هرگز متوقف نکنید
ارتباطات مناسب می تواند فرصت های تازه ای پیش روی کسب و کار شما قرار دهد. اغلبِ حرفه ای ها ترجیح می دهند با کارآفرینانی که می شناسند و به آنها اعتماد دارند کار کنند.

گسترش شبکه ی ارتباطی و ایجاد روابط کاری بلند مدت را به یک اولویت بدل کنید. خودتان را به شرکت در جلسات مختلف محدود نکنید. از عضویت در سازمان ها و مجامع حرفه ای استفاده کنید و برای کمک به هیئت مدیره ی مؤسسات خیریه داوطلب شوید.

۸- خلاقانه بیاندیشید
نوآوری را به هسته ی کسب و کار خود بدل کنید. اعضای گروه و همکاران خود را به امتحان کردن ایده های تازه و رویکرد های نو تشویق کنید. کارآفرینانی که ریسک پذیر هستند اغلب مواقع کارهای بزرگی انجام میدهند، چون خلاقانه و غیر قابل پیش بینی عمل می کنند. از محدوده ی آسایش خود بیرون بیایید و با نگرشی مثبت به استقبال چالش ها بروید.

۹- به خودتان برسید
اگر می خواهید سازنده باشید، با مراقبت از خود شروع کنید. حد اقل ۷ ساعت خواب شبانه داشته باشید تا مطمئن شوید روز بعد سرحال و آماده ی شروع یک روز جدید از خواب بیدار خواهید شد. ورزش را به بخشی از برنامه ی هفتگی خود تبدیل کنید. با این کار انرژی، تمرکز، و توانایی بیشتری برای مدیریت استرس خواهید داشت.

برای تفریح و خوش گذرانی وقت بگذارید. برقراری تعادل میان کار و زندگی شاید آنقدر ها که فکر می کنید دشوار نباشد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که آمیزه ای از فعالیت های مورد علاقه تان را در برنامه ی هفتگی خود بگنجانید. ورزش کردن به شما احساس رضایت و لذت می دهد و وقتی از این دو حس منحصر به فرد بهره ببرید، در محل کار با خودتان و دیگران رفتار بهتری خواهید داشت.
منبع: عصر ما

روابط عمومی فروش را دریابید!

روابط عمومی فروش را دریابید!

در این پست قصد دارم تا به یکی از مورد مهم و تخصصی در مدیریت فروش بپردازم، موضوعی که برای مدیران نامربوط در دپارتمان فروش، غیرقابل درک و برای مدیران باتجربه و متخصص، بسیار شیرین و راهگشا خواهد بود. بله! نقش روابط عمومی در دپارتمان فروش؛ اما قبل از هر چیز بهتر است بدانید روابط عمومی در فروش قدری متفاوت‌تر از روابط عمومی سازمان می‌باشد. در ادامه به تعریفی کلی از روابط عمومی می‌پردازیم:

روابط عمومی واحدی است که وظیفه ایجاد ارتباط بین سازمان و مشتری، سازمان با دولت، سازمان با خانواده کارکنان و به عبارتی سازمان با همه افراد ذینفع را دارد.

و اما تعریف روابط عمومی فروش:
روابط عمومی فروش (ُSales Public Relations)، این وظیفه را در ارتباط با مشتری و سایر افراد ذینفع (skakeholders) انجام می‌دهد و هدفش برقراری ارتباط عاطفی، دوستانه و مستمر با همه افرادی است که نسبت به سازمان و محصولاتش علاقه‌مند و یا حساس هستند.

روابط عمومی فروش، مشاور مدیر فروش و زمینه‌ساز و هموار کننده بستر مناسب برای حرکات فروش در جامعه است.

روابط عمومی فروش با برگزاری مسابقه‌ها، جشن‌ها، مراسم، شرکت در نمایشگاه‌ها و گردهمایی‌های صنفی، اجتماعی و مردمی پیام‌های دوستی و مودت سازمان‌ها را به مخاطبین می‌رساند و زمینه را برای فروش بیشتر هموار می‌کند.

برگزاری نمایشگاه‌ها یکی از مصداق‌های بااهمیت فعالیت روابط عمومی فروش است. مسئول روابط عمومی فروش وظیفه دارد با استفاده از فرصت‌های نمایشگاهی، محصولات جدید را به بازار معرفی کند، رقبا را شناسایی نماید، با مراجعین به غرفه ارتباط برقرار سازد، تحقیقات و تبلیغات انجام دهد و درنهایت به‌عنوان مشاور مدیر فروش یا مشاور معاون فروش و بازاریابی، مسئولین را از کم و کیف افکار عمومی نسبت به محصول یا خدمت سازمان مطلع سازد.

در پایان به ده اصل کلیدی در روابط همومی فروش می‌پردازیم؛

۱۰ اصل مهم در روابط عمومی فروش:

  • مشتریان خود را دقیقاً بشناسید.
  • در برخورد اولیه، سعی کنید خاطره خوبی در ذهن آن‌ها برجای گذارید.
  • انتظارات عاطفی و پنهانی مشتری را برآورده سازید.
  • برنامه زمانی مشتری را تغییر ندهید.
  • برای سهولت در تصمیم‌گیری مشتری تلاش کنید.
  • روی تصورات مشتری تمرکز نمایید.
  • در ارتباطات خود سعی کنید مشتریان را مدیون خود نمایید.
  • از میزان زحمات و کارهایی که باید مشتری انجام دهد بکاهید.
  • فراموش نکنید که مشتریان خاطرات بد را به خاطر خواهند سپرد، پس در خنثی کردن آن‌ها بکوشید.
  • چنان خاطره‌ای در ذهن مشتری بسازید که بخواهند آن را تکرار کنند.
بودجه فروش

بودجه فروش

یکی از اسناد مالی بسیار مهم هر سازمان تهیه بودجه سالانه آن سازمان است. بودجه نقش راهنمای را دارد تا تعیین کند چه میزان تامین سرمایه برای دستیابی به اهداف مدنظر سازمان ضروری است و با کنترل های میان دوره میزان انحراف از آن مشخص گردد. شاید این سوال مطرح گردد که تهیه بودجه سازمان وظیفه واحد مالی است و چه ارتباطی با فعالیت های بازاریابی و فروش دارد؟
جواب این سوال است: جهت تهیه بودجه جامع سازمان ها معمولا مدیران ارشد اکثر واحد های سازمان درگیر می شوند و اولین بودجه ای که باید تدوین گردد تا بر اساس اطلاعات موجود در آن سایر بودجه ها به ترتیب تهیه گردد، بودجه فروش است.

یکی از وظایف مهم و اثرگذار یک مدیر فروش تهیه بودجه فروش سالانه سازمان است.

در این مطلب سعی داردیم تا دیدی جامع از اهمیت تهیه بودجه، تعریف بودجه فروش و اهمیت آن در برنامه مالی سازمان ارائه دهیم. در مطالب بعدی  در خصوص نحوه تهیه برنامه فروش، بودجه فروش و ضابطه فروش اطلاعات جزئی تر و کاربردی تر ارائه خواهد گردید.

بودجه جامع یک سازمان
بودجه جامع مجموعه ای از اسناد برنامه ریزی مالی یک سازمان است که از تجمیع بودجه واحد های مختلف سازمان تشکیل می گردد. بودجه حکم یک راهنما را دارد که نشان می دهد یک سازمان چه چیز هایی را می خواهد بدست آورد و برای دست یابی به آن ها چه برنامه های مالی دارد. همچنان به سازمان کمک می کند به طور واقع گرایانه جریان وجوه نقد و شرایط مالی آینده خود را پیش بینی نماید و در مدت زمان معلوم عملیات سازمان متناسب با آن بودجه ادامه یابد. نقطه ضعف تهیه بودجه جامع این است که تهیه آن بسیار زمان بر است. هرچند که بودجه جامع معمولا سالانه تهیه می گردد، تمرکز آن بر دوره های ماهانه یا فصلی است تا اهداف ساده سازی گردند.
بودجه هایی که بودجه جامع را تشکیل می دهند از چندین بودجه عملیاتی و مالی تشکیل می گردد. این بودجه همگی مکمل هستند و باید بر اساس ترتیبی مشخص تهیه گردند( ترتیب تهیه بودجه در تهیه بودجه سالانه مهم است)؛ چرا که هر بودجه ای بر اساس اطلاعات تهیه شده در بودجه قبلی تهیه می گردد.

بودجه فروش

جایگاه بودجه فروش
از آن جایی که صورت حساب درآمد شرکت با فروش آغاز می گردد، فرآیند تدوین بودجه سازمان نیز با تهیه بودجه فروش آغاز می گردد و سایر بودجه ها بر اساس اطلاعات موجود در این بودجه مهیا می گردند. بر اساس بودجه فروش، بودجه تولید تهیه می گردد چرا که با کمک این بودجه هزینه کالای فروش رفته بدست می آید. پس از آن بودجه هزینه های فروش(خرید مواد اولیه و …) و اداری و بودجه سرمایه ها تهیه می گردد که در تهیه بودجه جریان وجوه نقد به کار گرفته می شوند. نتایج همه این ها در صورت درآمد بودجه شده و سپس در صورت گردش وجوه نقد و نهایتا در تراز مالی خود را نشان می دهد.

بودجه فروش
بودجه فروش اولین بودجه ای است که در سازمان تدوین می گردد؛ زیرا بقیه بودجه ها باید بر اساس اطلاعات موجود در بودجه فروش تدوین گردند. فرآیند با پیش بینی درآمد های به وقوع پیوسته از میزان فروش در دپارتمان فروش، آغاز می گردد.منابعی که مدیران از آن ها کمک می گیرند تا فروش آینده سازمان را پیش بینی نمایند شامل : پیش بینی های اقتصادی، مدل های ریاضیاتی، داده های صنعت و تحلیل روند های آماری است. در اکثر سازمان ها تهیه بودجه فروش مشکل ترین قسمت بودجه بندی است.
قالب عمومی تهیه بودجه فروش شامل سه آیتم است. شرکت هایی که بیش از یک محصول می فروشند برای هر محصول ستونی جداگانه ترتیب خواهند داد. این قالب به صورت زیر میباشد: بودجه فروش

مدل قیف فروش

مدل قیف فروش

مدل قیف فروش (Sales Funnel) یک مدل بصری و محاسباتی برای اندازه گیری پتانسیل بازار و تخمین فرصت های فروش و تبدیل مشتریان احتمالی به خریداران واقعی می باشد. هر فرد فعال در تیم فروش از مدیریت تا ویزیتور می بایست شناخت درستی از فرایند فروش داشته باشد تا در اجرا و گزارش دهی با مشکلات کمتری مواجه شوند.

این مدل شامل سه بخش و ۷ مرحله می باشد که طی آن یک مشتری بالقوه از بالای قیف فروش به عنوان یک لید یا مشتری احتمالی و در نهایت به خریدار تبدیل می شود. البته باید توجه داشت این مدل در سازمان های مختلف بسیار متنوع می باشد.

فاز اول: بخش ابتدایی قیف فروش

یک فرد در این مرحله در آغاز قیف بازاریابی و فروش شما قرار دارد، از محصول و خدمت شما آگهی دارد ولی قصد خرید ندارد.

این بخش شامل سه مرحله زیر می باشد:

  • نام ها: (Name) افرادی که خود مشخصاتشان را وارد بانک اطلاعاتی شرکت کرده اند و تعاملی با شرکت نداشته اند. مانند درخواست های فرم تماس وبسایت و یا فرم های تکمیل شده نمایشگاه ها.
  • افراد جذب شده: (Engaged) این افراد تعامل معنی داری داشته اند. مانند شخصی که ایمیل خود را برای عضویت در خبرنامه وبسایت وارد کرده است و یا به ازای دانلود کتاب الکترونیک به عضویت سایت در آمده است.
  • هدف: (Target) در این مرحله بر اساس سیستم امتیازدهی فردی که دارای شرایط لازم خرید است مشخص می شود. مانند مدیر بازاریابی یک شرکت تولیدی که کتاب تکنیک های نوین فروش را دانلود کرده است.

فاز دوم: بخش میانی قیف فروش

فردی که در این مرحله قرار دارد به نوعی درگیر محصول یا خدمت شما شده و تمایل خود را برای خرید نشان داده است.

  • مشتری احتمالی: (Lead) بر اساس سیستم امتیازدهی مشتریان بالقوه، مشتریان احتمالی استخراج خواهند شد.
  • مشتری احتمالی دارای شرایط خرید: (Sales lead) مشتری احتمالی که دارای شرایط خرید است. با تشخیص بخش فروش به یکی از پرسنل تخصیص داده شده تا تماس های هدفمند و رسمی آغاز گردد.

فاز سوم: بخش پایین قیف فروش

فردی که به این قسمت رسیده است از شانس بالایی برای تبدیل شدن به خریدار نهایی برخوردار است، این بخش شامل دو مرحله است:

  • فرصت: (Opportunity) در این مرحله تیم فروش روی فرصت ها و موقعیت های مناسب کار کرده و برای تبدیل آن به مشتری تلاش می کنند. در حقیقت کار کردن روی فرصتهایی که توسط واحد مارکتینگ و SDRs بدست آمده است.
  • مشتری: (Customer) این افراد با خرید محصول، مشتری شرکت شما شده اند، اکنون زمان افزایش رضایتمندی و تبدیل آنها به مشتری وفادار برای تکرار خرید و توصیه به دیگران می باشد.